Datenschutz

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Grundsätze

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Es ist uns wichtig, die Nutzer_innen unserer Angebote darüber zu informieren, welche persönlichen Daten wir in welcher Form verarbeiten und wie wir sie bestmöglich schützen.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Angebote des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ sowie im Speziellen der „Bundesweiten Koordinierungsstelle AusBildung bis 18“ (BundesKOST), die der Trägerschaft des WUK unterliegt, auf.

WUK Verein zur Schaffung offener Kultur- und Werkstättenhäuser
1090 Wien, Währinger Straße 59
ZVR: 535133641; www.wuk.at

Zur Erläuterung der verwendeten Begriffe, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

A) Datenschutzerklärung WUK

1. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu.

Als Nutzer_innen unserer Angebote haben Sie das Recht,

  • unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.
  • Kopien der über Sie gespeicherten Daten zu erhalten.
  • die Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind.
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden.
  • von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.
  • unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
  • eine uns zuvor für das Verarbeiten Ihrer Daten erteilte Einwilligung zu widerrufen.
  • unter bestimmten Umständen die Datenübertragbarkeit zu verlangen.
  • die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte oder wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir Sie unseren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – in Österreich: Datenschutzbehörde – Beschwerde zu erheben.

2. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

3. Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer_innen an Dritte nur dann weiter, wenn dies zum Beispiel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an wirtschaftlichem und effektivem Betrieb unseres Geschäftsbetriebes.

Sofern wir Subunternehmer_innen einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter“) eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, das heißt grundsätzlich Länder außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer_innen oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

4. Speicherdauer und Löschung von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie es der jeweilige Zweck der Datenverarbeitung erfordert und wie es nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern ihre personenbezogenen Daten jedenfalls solange gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen potenzieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.

Die Speicherdauer ist jeweils in der Erklärung zur einzelnen Datenverarbeitungen beschrieben.

5. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen unserer Angebote und der damit zusammenhängenden Datenverarbeitungen anzupassen.

Die komplette Datenschutzerklärung des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ finden Sie unter folgendem Link: https://www.wuk.at/datenschutz/

B) Spezifische Datenschutzerklärung der BundesKOST

Die Bundesweite Koordinierungsstelle AusBildung bis 18 (BundesKOST) unterliegt der Trägerschaft des „WUK – Werkstätten und Kulturhaus“ und folgt somit den Datenschutzregelungen und Sicherheitsvorkehrungen des WUK.

Die folgenden Kapitel der Datenschutzerklärung klären Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Tätigkeiten und Angebote der BundesKOST auf.

Dies betrifft die Nutzung folgender Angebote:

  1. Nutzung unserer Website https://www.bundeskost.at (inklusive Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter)
  2. Abonnement des BundesKOST Newsletters: https://www.bundeskost.at/lesekost/newsletter.html
  3. Administrative Fallverwaltung und Serviceline AusBildung bis 18
  4. Informationen, die über unsere Online-Dienste veröffentlicht werden
  5. Teilnahme an Befragungen/Evaluierungen und Veranstaltungen der BundesKOST
  6. Nutzung der BundesKOST Cloud
  7. Kommunikation mit Kooperationspartner_innen

1. Nutzung unserer Website www.bundekost.at

Auf der Website der BundesKOST werden automatisiert keine direkt personenbezogenen Daten ermittelt. Das heißt: Nur durch Ihre aktive Eingabe von Namen, Adresse et cetera geben Sie uns diese Daten bekannt. Um Informationen auf unserer Website zu suchen oder herunterzuladen ist keine Eingabe von Daten erforderlich.

Die BundesKOST achtet die Privatsphäre der Nutzer_innen. Alle Angaben werden entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt. Wir nutzen auf unserer Website prinzipiell keine Cookies. Cookies sind nur aufgrund der Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter nötig (siehe 1.2).

Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Systemen, Plattformen und Geräten (zum Beispiel Desktop oder Mobile), auf denen das Onlineangebot ausgeführt wird.

1.1 Statistische Auswertung der Besuche auf unserer Homepage

Um unsere Website statistisch auswerten zu können, verwenden wir das Programm AWStats. Das Programm ist eine freie Webanalyse-Software. Sie wird zur Auswertung von Logdateien verwendet, die Webserver auf Basis von Besucher_innenanfragen erstellen. Das Programm setzt für die Auswertung keine Cookie-Dateien ein. Die statistische Analyse erfolgt über die Logfiles, die folgende Informationen beinhalten:

  • Seite, von der aus unsere Webseite aufgerufen wurde („Referrer“)
  • besuchte inklusive Ein- und Aussteige-Seiten
  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs/der Abfrage
  • übertragene Datenmenge
  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden et cetera)
  • Browsertyp/-version
  • Betriebssystem
  • IP-Adresse und daraus resultierend Herkunft des Websiteaufrufs (Land)

Der Zweck der statistischen Auswertung liegt einerseits in der Dokumentation der Nutzung unseres Informationsangebotes gegenüber unserem Förderungsgeber und andererseits in der laufenden Verbesserung unseres Informationsangebotes sowie der Nutzer_innenfreundlichkeit unserer Website.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung, wobei die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist.

Die Daten werden nicht an fremde Server übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Nutzer_innenprofile erstellt. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

1.2 Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (das heißt Interesse an der Analyse, Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie zum Beispiel Videos oder Schriftarten, einzubinden (nachfolgend einheitlich bezeichnet als „Inhalte“). Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte die IP-Adresse der Nutzer_innen wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als „Web Beacons“ bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die „Pixel-Tags“ können Informationen wie der Besucher_innenverkehr auf den Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer_innen gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden.

Die nachfolgende Darstellung bietet eine Übersicht von Drittanbietern sowie ihrer Inhalte, nebst Links zu deren Datenschutzerklärungen, welche weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten und, zum Teil bereits hier genannt, Widerspruchsmöglichkeiten (sogenannte Opt-Out) enthalten:

2. Abonnement des BundesKOST Newsletters

Mit den nachfolgenden Hinweisen klären wir Sie über die Inhalte unseres Newsletters sowie das Anmelde- und Versandverfahren sowie Ihre Widerspruchsrechte auf. Indem Sie unseren Newsletter abonnieren, erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden.
Eine der Aufgaben der BundesKOST besteht in der Schaffung von Transparenz über Neuigkeiten in ihren Tätigkeitsbereichen AusBildung bis 18 und Übergang Schule – Beruf. Mit dem Versenden des Newsletters kommt die BundesKOST dieser Aufgabe nach.
Für den Versand von Newslettern wird CleverReach des Anbieters CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstr. 43, 26180 Rastede verwendet. CleverReach ist ein Dienst, mit dem der Newsletterversand organisiert und analysiert werden kann. Die von Ihnen zwecks Newsletterbezug eingegebenen Daten (zum Beispiel E-Mail-Adresse) werden auf den Servern von CleverReach in Deutschland beziehungsweise Irland gespeichert.

Die Anmeldung zu unserem Newsletter ist auf der BundesKOST Website (https://www.bundeskost.at/information/newsletter.html) mittels elektronischem Anmeldeformular möglich. Das Anmeldeformular wird via CleverReach generiert und mittels Quellcode in WordPress (WordPress ist unser cms – Content Management System) integriert. Folgende Daten sind für die Anmeldung verpflichtend erforderlich:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mailadresse

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann.

Die Anmeldungen (Daten) zum Newsletter werden auf CleverReach dokumentiert und gespeichert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört auch die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts. Diese Daten werden von uns aber nicht verarbeitet oder gespeichert.

Zugriff auf die gespeicherten Daten haben die Mitarbeiter_innen der BundesKOST. Die gespeicherten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für die Versendung des Newsletters verwendet.

Der Versand des Newsletters erfolgt via CleverReach, wobei die einzelnen Adressat_innen für die_den Empfänger_in nicht ersichtlich sind.

Unsere mit CleverReach versandten Newsletter ermöglichen uns die Analyse des Verhaltens der Newsletterempfänger_innen. Hierbei kann unter anderem analysiert werden, wie viele Empfänger_innen die Newsletternachricht geöffnet haben und wie oft welcher Link im Newsletter angeklickt wurde. Weitere Informationen zur Datenanalyse durch CleverReach-Newsletter erhalten Sie unter: https://www.cleverreach.com/de/funktionen/reporting-und-tracking/.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen (zum Beispiel auch, wenn Sie keine Analyse durch CleverReach wollen), indem Sie den Newsletter abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder Newsletternachricht einen entsprechenden Link zur Verfügung. Des Weiteren können Sie den Newsletter auch direkt auf der oben genannten Unterseite der BundesKOST-Website abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletterbezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters sowohl vom WUK Exchange Server als auch von den Servern von CleverReach gelöscht.

Sollte von Ihnen keine Kündigung des Newsletters erfolgen, so erfolgt die Aufbewahrung Ihrer Daten bis zu 10 Jahre nach Projektabschluss der BundesKOST – zum Zwecke des Leistungsnachweises gegenüber unserem Förderungsgeber.

Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von CleverReach unter: https://www.cleverreach.com/de/datenschutz/.

3. Administrative Fallverwaltung und Serviceline AusBildung bis 18

Das Ausbildungspflichtgesetz ist seit Juli 2017 in Kraft. Das Ziel ist, dass alle Jugendlichen nach der Schulpflicht eine weitere Ausbildung absolvieren.

In §8 des Ausbildungspflichtgesetzes i.d.g.F. (APflG) ist festgelegt, dass das Sozialministeriumservice für die Umsetzung der Ausbildungspflicht verantwortlich ist, und sich für nicht-hoheitliche Aufgaben Dritter (Dienstleister) bedienen kann.

In §9 des APflG ist die Einrichtung von Koordinierungsstellen vorgesehen, deren Aufgabe (§12 und §14 APflG) es ist, dafür zu sorgen, dass Jugendliche und Eltern die die Ausbildungspflicht nicht erfüllen Beratung und Unterstützung erhalten.

Das Ausbildungspflichtgesetz legt fest, dass die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten verpflichtet sind zu melden (§4 und §13), wenn ihre Kinder/Jugendlichen länger als vier Monate nicht in Ausbildung sind. Ergänzend dazu haben auch andere Einrichtungen (Schulen, Lehrlingsstellen, AMS, Sozialministeriumservice etc.) eine Meldepflicht (§13).

Fördergeber der BundesKOST ist das Bundesamt des Sozialministeriumservice in dessen Auftrag sie ihren Aufgaben in den Bereichen Ausbildungspflicht (AusBildung bis 18) sowie Übergang Schule – Beruf nachkommt. Die Aufgaben der BundesKOST basieren auf ihren Fördervorgaben, den Umsetzungsregelungen Koordinierungsstellen AusBildung bis 18, inklusive Übergang Schule – Beruf (Version 14.9.2016) des Sozialministeriumservice sowie dem Ausbildungspflichtgesetz – ApflG (i.d.g.F.)

Die Rechtsgrundlagen für die Erlangung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Leistungserbringung der BundesKOST gegenüber dem Fördergeber bilden:

  • Ausbildungspflichtgesetzes (APflG) d.g.F., insbesondere
    • §4 und §13 (Meldeverpflichtung der Erziehungsberechtigten und definierter Einrichtungen)
    • §12 und §14 (Aufgaben der Koordinierungsstellen)
    • §15 (Verarbeitung von Daten)
  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere
    • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt)
    • Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt)

3.1 Datenbank: Monitoring AusBildung bis 18 (MAB)

Im Rahmen der Ausbildungspflicht obliegt der BundesKOST die administrative Fallverwaltung. Dazu wird der BundesKOST die Datenbank Monitoring AusBildung bis 18 (kurz: MAB) vom Sozialministeriumservice zur Verfügung gestellt. Neben den weiter oben angeführten Rechtsgrundlagen liegt hierzu auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor.

3.2 Serviceline AusBildung bis 18

Die BundesKOST fungiert im Rahmen der Ausbildungspflicht beziehungsweise AusBildung bis 18 als Auskunfts- und Beratungsstelle. Anfragen können von Jugendlichen, Erziehungsberechtigten, Institutionen, Kooperationspartner_innen et cetera telefonisch über die Serviceline 0800 700 118, per E-Mail info@AusBildungbis18.at oder über die allgemeinen Kontaktmöglichkeiten der BundesKOST (Telefonnummern und E-Mailadressen der BundesKOST Mitarbeiter_innen beziehungsweise der allgemeinen BundesKOST E-Mailadresse office@bundeskost.at) gestellt werden.

Die Verarbeitung von übermittelten Daten dient dem Zweck der Beantwortung der individuellen Anfragen und Dokumentation des Beratungsfalles. Im Zusammenhang mit einer Anfrage speichern wir jene personenbezogenen Daten, die für die individuelle Bearbeitung notwendig sind beziehungsweise uns übermittelt werden. Sofern es sich um Daten von Kooperationspartner_innen, Institutionen, nicht-ausbildungspflichtigen Jugendlichen und/oder deren Erziehungsberechtigten handelt, werden die Daten nach Beantwortung der Anfrage gelöscht.

4. Informationen, die über unsere Onlinedienste veröffentlicht werden

Wir sind von unserem Förderungsgeber beauftragt Transparenz und Übersicht über die bundesweite Angebotslandschaft sowie Kooperationspartner_innen der BundesKOST zu schaffen.

Wir stellen daher der Fachöffentlichkeit auf unserer Website https://www.bundeskost.at Übersichten und Präsentationen als Information zur Verfügung.

Die veröffentlichten Informationen erhalten wir von unserem Förderungsgeber sowie von Kooperationspartner_innen (zum Beispiel den regionalen Koordinierungsstellen AusBildung bis 18).

Sofern personenbezogene Daten (wie zum Beispiel Vor- und Nachname, berufliche E-Mailadresse, berufliche Telefonnummer oder fachliche Position) in diesen Unterlagen und Informationen zur Veröffentlichung an uns weitergegeben werden, wird ausdrücklich auf die Veröffentlichung hingewiesen und eine Genehmigung eingeholt. Dies entspricht dem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der_des Betroffenen).

Die Daten werden bei Widerruf der Einwilligung gelöscht.

Die Unterlagen und Informationen werden auf der Website bis auf Widerruf gespeichert beziehungsweise bis zu 10 Jahre nach Projektabschluss der BundesKOST – zum Zwecke des Leistungsnachweises gegenüber dem Förderungsgeber – aufbewahrt.

5. Teilnahme an Befragungen/Evaluierungen und Veranstaltungen der BundesKOST

Im Auftrag des Fördergebers werden von der BundesKOST Informations- und Vernetzungsveranstaltungen durchgeführt bzw. (mDie BundesKOST führt im Auftrag ihres Förderungsgebers in unregelmäßigen Abständen Befragungen (Online, Fragebogen, Interviews, Fokusgruppen) zu inhaltlichen Themenstellungen durch, mit deren Hilfe persönliche Meinungen und fachliches Wissen erhoben werden. Zudem werden von der BundesKOST im Auftrag des Förderungsgebers Informations- und Vernetzungsveranstaltungen durchgeführt beziehungsweise (mit-)organisiert.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten entspricht dem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der_des Betroffenen), dem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages) sowie dem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).

5.1 Anmeldung zu Veranstaltungen und Teilnahme an Befragungen

Zur Anmeldung zu Veranstaltungen und bei der Anmeldung und Teilnahme an Befragungen bedienen wir uns vor allem der Umfragesoftware „LimeSurvey“, eine Open Source Online-Umfrage-Applikation von LimeSurvey GmbH (Papenreye 63, 22453 Hamburg, Deutschland), die es ermöglicht, Online-Umfragen zu entwickeln, zu veröffentlichen sowie deren Ergebnisse in einer Datenbank zu erfassen.

Ihre Angaben werden mittels dieses Programms erhoben und auf LimeSurvey-Servern in Deutschland gespeichert und ausschließlich zum Zweck der Umfrage ausgewertet und bearbeitet. Die Daten können von uns aus dem System exportiert und lokal weiterverarbeitet werden. Für den Fall, dass Dritte mit der Auswertung der Daten beauftragt werden, weisen wir auf diesen Umstand gesondert hin.

Grundsätzlich kann das Programm folgende Daten erheben, welche von uns aber nicht ausgewertet werden:

  • von welcher IP-Adresse die Seite aufgerufen wurde (dies ist bei manchen Befragungen notwendig um eine Befragung unterbrechen und später wieder aufnehmen zu können),
  • wann an einer Umfrage teilgenommen wurde,
  • von welcher Seite die_der Teilnehmer_in auf die Umfrageseite weitergeleitet wurde (referrer)
  • wie lange für die Beantwortung einzelner Fragen benötigt wurde.

Wir weisen im Einleitungstext jeder Umfrage darauf hin, ob es sich um eine anonyme Umfrage handelt oder nicht, sowie – insbesondere bei der Erhebung personenbezogener Daten – welche Daten gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, wie lange wir diese Daten aufbewahren werden und welchem Personenkreis diese Informationen gegebenenfalls zugänglich gemacht werden.

Es lassen sich zwei Arten von LimeSurvey-Umfragen in Bezug auf Ihre Anonymität unterscheiden:

  1. Anonyme Umfragen über einen offenen Link: Die BundesKOST lädt beispielsweise nach Veranstaltungen die Teilnehmer_innen ein, eine Bewertung der Veranstaltung vorzunehmen, oder bittet im Zuge von Evaluierungen relevante Personenkreise zur Teilnahme an einer Umfrage. Hierzu wird ein Link an die Teilnehmer_innen per E-Mail ausgeschickt. Wer von den angeschriebenen Personen an der Befragung tatsächlich teilnimmt, ist für die BundesKOST nicht feststellbar.
  2. Nicht-anonyme Umfragen: Es kann notwendig sein, Umfragen nicht anonym durchzuführen, um zum Beispiel Rückfragen bei den Teilnehmer_innen von Veranstaltungen zu ermöglichen. In solchen Fällen weisen wir ausdrücklich darauf hin. Im Zuge der Anmeldung zu Veranstaltungen der BundesKOST umfassen die von uns verarbeiteten Daten Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mailadresse und die Institution/Organisation, für die Sie tätig sind. In manchen Fällen werden zusätzlich auch Ihre berufliche Funktion und/oder Ihre Telefonnummer erhoben. Welche Daten bei der jeweiligen Veranstaltung erhoben und verarbeitet werden, sehen Sie bei der jeweiligen Anmeldung. Diese jeweils notwendigen Daten werden zum Zweck der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung von uns verarbeitet, gespeichert und danach gelöscht. Eine Weitergabe der Anmeldedaten erfolgt nicht.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind den Datenschutzhinweisen von LimeSurvey (https://www.limesurvey.org/de/datenschutzhinweise) zu entnehmen.

5.2 Datenverarbeitung bei Teilnahme an einer Veranstaltung und Fokusgruppen

Auf Basis der Anmeldedaten erstellen wir auf Ersuchen durch die_den Teilnehmer_in eine Teilnahmebestätigung und legen eine Unterschriftenliste auf. Die Unterschriftenliste enthält die Anmeldedaten (Vor- und Nachname, E-Mailadresse, Name der Institution/Organisation) und wird von allen Teilnehmenden unterschrieben. Wenn nötig, wird im Rahmen von Online-Veranstaltungen – nach Hinweis und Einholen einer Einwilligung bei allen Veranstaltungsteilnehmer_innen – ein Screenshot der Videokonferenz-Oberfläche gemacht, welcher die Teilnahmebestätigung beziehungsweise Unterschriftenliste ersetzt. Es werden dadurch Bildaufnahmen und der Name der Teilnehmer_innen gespeichert. Sowohl die Unterschriftenliste als auch der Screenshot der Teilnehmer_innen werden 10 Jahre aufbewahrt und dienen dem Leistungsnachweis gegenüber unserem Förderungsgeber.

Mit dem cloudbasierten Videokonferenz-Tool zoom ermöglichen wir eine erleichterte Kommunikation über Videokonferenzen und Online-Meetings innerhalb unseres Betriebs und mit unseren Vernetzungspartner_innen. Im Rahmen von Evaluierungen verwenden wir zoom ebenso für das Abhalten von Fokusgruppen. Zur erleichterten Datenanalyse werden die Fokusgruppen – nach Hinweis und Einholen einer Einwilligung bei allen Teilnehmer_innen – mittels Ton- und Videoaufnahmen aufgezeichnet. Nach erfolgter Transkription, welche anonymisiert erfolgt, beziehungsweise nach Abschluss des Auftrags, werden die Ton- und Videoaufnahmen unverzüglich gelöscht.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern sie der Erleichterung der Kommunikation ohne physische Präsenz dient.

Im Rahmen der Nutzung von zoom werden Daten aus folgenden Kategorien verarbeitet, welche von uns aber nicht eingesehen und ausgewertet werden:

  • Benutzer_innen-Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional).
  • Metadaten des Meetings: IP-Adressen der Teilnehmer_innen, Geräte- und Hardwareinformationen, Thema, Beschreibung (optional).
  • Chat Logs bei Nutzung der Chat-, Frage- oder Umfragefunktion.
  • Bei Telefoneinwahl: Eingehende sowie ausgehende Rufnummer, Ländername, Beginn- und Endzeit, IP-Adresse, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse.

Die oben angeführten Daten werden an unseren Auftragsverarbeiter (nach Art. 28 DSGVO) Zoom Video Communications Inc., 55, Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113. USA übermittelt und von diesem verarbeitet.

Zoom Video Communications garantiert durch die Privacy-Shield-Zertifizierung und durch die Heranziehung der EU-Standardvertragsklauseln ein angemessenes Datenschutzniveau.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Zoom (https://zoom.us/de-de/privacy.html) zu entnehmen.

6. Nutzung der BundesKOST Cloud

Die BundesKOST nutzt eine auf WUK-Servern gehostete Cloud.

Das WUK bietet ausgewählten Benutzer_innen auf WUK-Servern gehostete Cloud-Dienste an. Voraussetzung für die Nutzung dieser Dienste ist das Anlegen eines User_innen-Accounts, wobei Name und E-Mail-Adresse, optional ein Foto gespeichert werden. Die Verarbeitung dieser Daten ist zur User_innenverwaltung und zur Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien durch mehrere User_innen erforderlich.

Die WUK-Cloud-Dienste verwenden das System OwnCloud, welches laufend auf die aktuellste Version upgedatet wird. Die Sicherheitsvorkehrungen sind unter https://owncloud.com/de/sicherheit/ beschrieben.

Mit der Beendigung der Nutzung erfolgt die Löschung des User_innen-Accounts und somit aller personenbezogenen Daten.

7. Kommunikation mit Kooperationspartner_innen

Die BundesKOST hat von ihrem Förderungsgeber (Sozialministeriumservice) den Auftrag den Informations- und Kommunikationsfluss zwischen Akteur_innen in den Bereichen AusBildung bis 18 und Übergang Schule – Beruf zu fördern. Um diesem Auftrag nachkommen zu können arbeiten wir eng mit zentralen Verantwortungsträgern und Kooperationspartner_innen zusammen, wie zum Beispiel: Sozialministeriumservice, regionale Koordinierungsstellen AusBildung bis 18, Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz, Bundesministerium für Arbeit, Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, Bundeskanzleramt Sektion „Familie und Jugend“, Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort, Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten, Arbeitsmarktservice, Arbeiterkammer, Wirtschaftskammer, Bundesweite Koordinationsstelle für Lehrlings- und Lehrbetriebscoaching, Bundesjugendvertretung, dabei austria, NEBA-Trägereinrichtungen, Dachverband Österreichischer Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen (DÖJ), Bundesweites Netzwerk Offene Jugendarbeit (bOJA) et cetera.

Zum Zweck der guten Kooperation speichern wir die beruflichen Kontaktdaten der genannten Kooperationspartner_innen in unseren internen Adressdateien.

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