Datenschutzerklärung

Grundsätze

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Es ist uns wichtig, die Nutzer*innen unserer Angebote darüber zu informieren, welche persönlichen Daten wir in welcher Form verarbeiten und wie wir sie bestmöglich schützen.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Angebote des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ sowie im Speziellen der „Bundesweiten Koordinierungsstelle AusBildung bis 18 / Ausbildung – Beruf“ (BundesKOST), die der Trägerschaft des WUK unterliegt, auf.

WUK Verein zur Schaffung offener Kultur- und Werkstättenhäuser
1090 Wien, Währinger Straße 59
ZVR: 535133641; www.wuk.at

Zur Erläuterung der verwendeten Begriffe, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

A) Datenschutzerklärung WUK

1. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu.

Als Nutzer*innen unserer Angebote haben Sie das Recht,

unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.
Kopien der über Sie gespeicherten Daten zu erhalten.
die Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind.
die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden.
von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.
unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
eine uns zuvor für das Verarbeiten Ihrer Daten erteilte Einwilligung zu widerrufen.
unter bestimmten Umständen die Datenübertragbarkeit zu verlangen.
die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte oder wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir Sie unseren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

Philip König-Bucher, T +43-1-401 21-2503, datenschutz@wuk.at

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – in Österreich: Datenschutzbehörde – Beschwerde zu erheben.

2. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

3. Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer*innen an Dritte nur dann weiter, wenn dies zum Beispiel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an wirtschaftlichem und effektivem Betrieb unseres Geschäftsbetriebes.

Sofern wir Subunternehmer*innen einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter“) eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, das heißt grundsätzlich Länder außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer*innen oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

4. Speicherdauer und Löschung von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie es der jeweilige Zweck der Datenverarbeitung erfordert und wie es nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern ihre personenbezogenen Daten jedenfalls solange gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen potenzieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.

Die Speicherdauer ist jeweils in der Erklärung zur einzelnen Datenverarbeitung beschrieben.

5. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen unserer Angebote und der damit zusammenhängenden Datenverarbeitungen anzupassen.

Die komplette Datenschutzerklärung des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ finden Sie unter folgendem Link: https://www.wuk.at/datenschutz/

B) Spezifische Datenschutzerklärung der BundesKOST

Die Bundesweite Koordinierungsstelle AusBildung bis 18 / Ausbildung – Beruf (BundesKOST) unterliegt der Trägerschaft des „WUK – Werkstätten und Kulturhaus“ und folgt somit den Datenschutzregelungen und Sicherheitsvorkehrungen des WUK.

Fördergeber der BundesKOST ist das Bundesamt des Sozialministeriumservice, in dessen Auftrag sie ihren Aufgaben in den Bereichen AusBildung bis 18 sowie Ausbildung – Beruf nachkommt.

Die folgenden Kapitel der Datenschutzerklärung klären wir Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Tätigkeiten und Angebote der BundesKOST auf.

Dies betrifft die Nutzung folgender Angebote:

Nutzung unserer Website https://www.bundeskost.at (inklusive Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter)
Abonnement des BundesKOST Newsletters (derzeit ausgesetzt)
Administrative Fallverwaltung (MAB, WABA, BSDB), Serviceline AusBildung bis 18 und Serviceline Betriebsservice
Informationen, die über unsere Online-Dienste veröffentlicht werden
Teilnahme an Befragungen/Evaluierungen und Veranstaltungen der BundesKOST
Nutzung von WUK Cloud-Diensten
Kommunikation mit Kooperationspartner*innen

1. Nutzung unserer Website www.bundeskost.at

Auf der Website der BundesKOST werden automatisiert keine direkt personenbezogenen Daten ermittelt. Das heißt: Nur durch Ihre aktive Eingabe von Namen, Adresse et cetera geben Sie uns diese Daten bekannt. Um Informationen auf unserer Website zu suchen oder herunterzuladen ist keine Eingabe von Daten erforderlich.

Die BundesKOST achtet die Privatsphäre der Nutzer*innen. Alle Angaben werden entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt. Zum Einsatz von Cookies auf unserer Website lesen Sie: https://www.bundeskost.at/cookie-policy-eu.html.

1.1 Statistische Auswertung der Besuche auf unserer Homepage

Um unsere Website statistisch auswerten zu können, verwenden wir das Programm AWStats. Das Programm ist eine freie Webanalyse-Software. Sie wird zur Auswertung von Logdateien verwendet, die Webserver auf Basis von Besucher*innenanfragen erstellen. Das Programm setzt für die Auswertung keine Cookie-Dateien ein. Die statistische Analyse erfolgt über die Logfiles, die folgende Informationen beinhalten:

Seite, von der aus unsere Webseite aufgerufen wurde („Referrer“)
besuchte inklusive Ein- und Aussteige-Seiten
Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs/der Abfrage
übertragene Datenmenge
Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden et cetera)
Browsertyp/-version
Betriebssystem
IP-Adresse und daraus resultierend Herkunft des Websiteaufrufs (Land)

Der Zweck der statistischen Auswertung liegt einerseits in der Dokumentation der Nutzung unseres Informationsangebotes gegenüber unserem Fördergeber und andererseits in der laufenden Verbesserung unseres Informationsangebotes sowie der Nutzer*innenfreundlichkeit unserer Website.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung, wobei die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ist.

Die Daten werden nicht an fremde Server übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Nutzer*innenprofile erstellt. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

2. Abonnement des BundesKOST Newsletters (derzeit ausgesetzt)

Mit den nachfolgenden Hinweisen klären wir Sie über die Inhalte unseres Newsletters, welcher derzeit ausgesetzt ist, sowie das Anmelde- und Versandverfahren sowie Ihre Widerspruchsrechte auf. Indem Sie unseren Newsletter abonnieren, erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden.
Eine der Aufgaben der BundesKOST besteht in der Schaffung von Transparenz über Neuigkeiten in ihren Tätigkeitsbereichen AusBildung bis 18 und Ausbildung – Beruf. Mit dem Versenden des Newsletters kommt die BundesKOST dieser Aufgabe nach.
Für den Versand von Newslettern wird CleverReach des Anbieters CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstr. 43, 26180 Rastede verwendet. CleverReach ist ein Dienst, mit dem der Newsletterversand organisiert und analysiert werden kann. Die von Ihnen zwecks Newsletterbezug eingegebenen Daten (zum Beispiel E-Mail-Adresse) werden auf den Servern von CleverReach in Deutschland beziehungsweise Irland gespeichert.

Die Anmeldung zu unserem Newsletter ist auf der BundesKOST Website mittels elektronischem Anmeldeformular möglich, welches derzeit aber nicht zur Verfügung steht, da der Newsletter ausgesetzt ist. Das Anmeldeformular wird via CleverReach generiert und mittels Quellcode in WordPress (WordPress ist unser cms – Content Management System) integriert. Folgende Daten sind für die Anmeldung verpflichtend erforderlich:

Vorname
Nachname
E-Mailadresse

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann.

Die Anmeldungen (Daten) zum Newsletter werden auf CleverReach dokumentiert und gespeichert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört auch die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts. Diese Daten werden von uns aber nicht verarbeitet oder gespeichert.

Zugriff auf die gespeicherten Daten haben die Mitarbeitenden der BundesKOST. Die gespeicherten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für die Versendung des Newsletters verwendet.

Der Versand des Newsletters erfolgt via CleverReach, wobei die einzelnen Adressat*innen für die*den Empfänger*in nicht ersichtlich sind.

Unsere mit CleverReach versandten Newsletter ermöglichen uns die Analyse des Verhaltens der Newsletterempfänger*innen. Hierbei kann unter anderem analysiert werden, wie viele Empfänger*innen die Newsletternachricht geöffnet haben und wie oft welcher Link im Newsletter angeklickt wurde. Weitere Informationen zur Datenanalyse durch CleverReach-Newsletter erhalten Sie unter: https://www.cleverreach.com/de/funktionen/reporting-und-tracking/.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen (zum Beispiel auch, wenn Sie keine Analyse durch CleverReach wollen), indem Sie den Newsletter abbestellen. Da derzeit kein Newsletter verschickt wird, schreiben Sie hierfür ein formlose E-Mail-Nachricht an die BundesKOST, um die Abmeldung vom Newsletter vornehmen zu lassen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletterbezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters sowohl vom WUK Exchange Server als auch von den Servern von CleverReach gelöscht.

Sollte von Ihnen keine Kündigung des Newsletters erfolgen, so erfolgt die Aufbewahrung Ihrer Daten bis zu 10 Jahre nach Projektabschluss der BundesKOST – zum Zwecke des Leistungsnachweises gegenüber unserem Fördergeber.

Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von CleverReach unter: https://www.cleverreach.com/de-de/datenschutz/.

3. Administrative Fallverwaltung (MAB, WABA, BSDB), Serviceline AusBildung bis 18 und Serviceline Betriebservice

Die Rechtsgrundlagen für die Erlangung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Leistungserbringung der BundesKOST in den Bereichen AusBildung bis 18 und Ausbildung – Beruf gegenüber dem Fördergeber bilden:

Fördervorgaben sowie Umsetzungsregelungen Koordinierungsstellen AusBildung bis 18, Ausbildung – Beruf sowie Arbeit inklusiv i.d.g.F. des Sozialministeriumservice
Ausbildungspflichtgesetzes (APflG) i.d.g.F., insbesondere
- §4 und §13 (Meldeverpflichtung der Erziehungsberechtigten und definierter Einrichtungen)
- §12 und §14 (Aufgaben der Koordinierungsstellen)
- §15 (Verarbeitung von Daten)
Behinderteneinstellungsgesetz (BEinstG) i.d.g.F., insbesondere § 22 Abs. 4
Umsetzungsregelungen und Richtlinien der Sozialministeriumservice-Angebote, insbesondere Umsetzungsregelungen Jugendcoaching, AusbildungsFit, Berufsausbildungsassistenz, Arbeitsassistenz, Jobcoaching und Betriebsservice i.d.g.F. – und die jeweils im Kapitel „Rechtsgrundlagen“ angeführten Gesetze und Richtlinien
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt)
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt)
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen)

3.1 Datenbank: Monitoring AusBildung bis 18 (MAB)

Im Rahmen der Ausbildungspflicht obliegt der BundesKOST die administrative Fallverwaltung. Dazu wird der BundesKOST die Datenbank Monitoring AusBildung bis 18 (MAB) vom Sozialministeriumservice zur Verfügung gestellt. Neben den weiter oben angeführten Rechtsgrundlagen liegt hierzu auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Sozialministeriumservice und dem IT-Dienstleister s-team IT solutions GmbH im Rahmen des Betriebs und der Wartung der Datenbank vor.

3.2 Serviceline AusBildung bis 18

Die BundesKOST fungiert im Rahmen der Ausbildungspflicht beziehungsweise AusBildung bis 18 als Auskunfts- und Beratungsstelle. Anfragen können von Jugendlichen, Erziehungsberechtigten, Institutionen, Kooperationspartner*innen et cetera telefonisch über die Serviceline 0800 700 118, per E-Mail info@AusBildungbis18.at oder über die allgemeinen Kontaktmöglichkeiten der BundesKOST (Telefonnummern und E-Mailadressen der BundesKOST Mitarbeitenden beziehungsweise der allgemeinen BundesKOST E-Mailadresse office@bundeskost.at) gestellt werden.

Die Verarbeitung von übermittelten Daten dient dem Zweck der Beantwortung der individuellen Anfragen und Dokumentation des Beratungsfalles. Im Zusammenhang mit einer Anfrage speichern wir jene personenbezogenen Daten, die für die individuelle Bearbeitung notwendig sind beziehungsweise uns übermittelt werden. Sofern es sich um Daten von Kooperationspartner*innen, Institutionen, nicht-ausbildungspflichtigen Jugendlichen und/oder deren Erziehungsberechtigten handelt, werden die Daten nach Beantwortung der Anfrage gelöscht.

3.3 Datenbank: Wirkungs- und Aktivitätsmonitoring der Beruflichen Assistenzen (WABA)

Die Tätigkeit der BundesKOST umfasst die Unterstützung bei der Verwaltung von Teilnehmer*innendaten im Wirkungs- und Aktivitätsmonitoring der Beruflichen Assistenzen (WABA), einer Datenbank, die die BundesKOST im Auftrag des Sozialministeriumservice betreut. Eine Bearbeitung von Daten findet nur bei Bedarf statt, zum Beispiel nach Beauftragung des Fördergebers oder nach Meldung der in WABA dokumentierenden SMS-Projekte. Neben den weiter oben angeführten Rechtsgrundlagen liegt hierzu auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem IT-Dienstleister s-team IT solutions GmbH im Rahmen des Betriebs und der Wartung der Datenbank vor.

3.4 Datenbank: Betriebsservice Datenbank (BSDB)

Die Tätigkeit der BundesKOST umfasst die Unterstützung bei der Verwaltung von Kund*innendaten in der Betriebsservice-Datenbank (BSDB), die die BundesKOST im Auftrag des Sozialministeriumservice betreut. Eine Bearbeitung von Daten findet nur bei Bedarf statt, zum Beispiel nach Beauftragung des Fördergebers oder nach Meldung der in der BSDB dokumentierenden SMS-Projekte. Neben den weiter oben angeführten Rechtsgrundlagen liegt hierzu auch ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem IT-Dienstleister s-team IT solutions GmbH im Rahmen des Betriebs und der Wartung der Datenbank vor.

3.5 Serviceline Betriebsservice

Die BundesKOST fungiert im Rahmen der Umsetzung des Betriebsservice als Auskunfts- und Beratungsstelle. Anfragen können von Unternehmen, Institutionen, Kooperationspartner*innen et cetera telefonisch über die Serviceline 01 934 62 36, per E-Mail info@betriebsservice.info, über das Kontaktformular auf https://betriebsservice.info/kontakt oder über die allgemeinen Kontaktmöglichkeiten der BundesKOST (Telefonnummern und E-Mailadressen der BundesKOST Mitarbeitenden beziehungsweise der allgemeinen BundesKOST E-Mailadresse office@bundeskost.at) gestellt werden.

Die Verarbeitung von übermittelten Daten dient dem Zweck der Beantwortung der individuellen Anfragen und Dokumentation des Beratungsfalles. Im Zusammenhang mit einer Anfrage speichern wir jene personenbezogenen Daten, die für die individuelle Bearbeitung notwendig sind beziehungsweise uns übermittelt werden. Sofern es sich um Daten von Kooperationspartner*innen, Institutionen und Unternehmen handelt, werden die Daten nach Beantwortung der Anfrage gelöscht.

4. Informationen, die über unsere Onlinedienste veröffentlicht werden

Wir sind von unserem Fördergeber beauftragt Transparenz und Übersicht über die bundesweite Angebotslandschaft sowie Kooperationspartner*innen der BundesKOST zu schaffen.

Wir stellen daher der Fachöffentlichkeit auf unserer Website https://www.bundeskost.at Übersichten und Präsentationen als Information zur Verfügung.
Die veröffentlichten Informationen erhalten wir von unserem Fördergeber sowie von Kooperationspartner*innen (zum Beispiel den regionalen Koordinierungsstellen AusBildung bis 18 / Ausbildung – Beruf).

Sofern personenbezogene Daten (wie zum Beispiel Vor- und Nachname, berufliche E-Mailadresse, berufliche Telefonnummer oder fachliche Position) in diesen Unterlagen und Informationen zur Veröffentlichung an uns weitergegeben werden, wird ausdrücklich auf die Veröffentlichung hingewiesen und eine Genehmigung eingeholt. Dies entspricht dem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der*des Betroffenen).

Die Daten werden bei Widerruf der Einwilligung gelöscht.

Die Unterlagen und Informationen werden auf der Website bis auf Widerruf gespeichert beziehungsweise bis zu 10 Jahre nach Projektabschluss der BundesKOST – zum Zwecke des Leistungsnachweises gegenüber dem Fördergeber – aufbewahrt.

5. Teilnahme an Befragungen/Evaluierungen und Veranstaltungen der BundesKOST

Die BundesKOST führt im Auftrag ihres Förderungsgebers in unregelmäßigen Abständen Befragungen (Online, Fragebogen, Interviews, Fokusgruppen) zu inhaltlichen Themenstellungen durch, mit deren Hilfe persönliche Meinungen und fachliches Wissen erhoben werden. Zudem werden von der BundesKOST im Auftrag des Fördergebers Informations- und Vernetzungsveranstaltungen abgehalten beziehungsweise (mit-)organisiert.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten entspricht dem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der*des Betroffenen), dem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages), dem Art. 6 Abs. 1 lit. c (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt) sowie dem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).

5.1 Anmeldung zu Veranstaltungen und Teilnahme an Befragungen

Zur Anmeldung zu Veranstaltungen und bei der Anmeldung und Teilnahme an Befragungen bedienen wir uns vor allem der Umfragesoftware „LimeSurvey“, eine Open Source Online-Umfrage-Applikation von LimeSurvey GmbH (Papenreye 63, 22453 Hamburg, Deutschland), die es ermöglicht, Online-Umfragen zu entwickeln, zu veröffentlichen sowie deren Ergebnisse in einer Datenbank zu erfassen.

Ihre Angaben werden mittels dieses Programms erhoben und auf LimeSurvey-Servern in Deutschland gespeichert und ausschließlich zum Zweck der Umfrage ausgewertet und bearbeitet. Die Daten können von uns aus dem System exportiert und lokal weiterverarbeitet werden. Für den Fall, dass Dritte mit der Auswertung der Daten beauftragt werden, weisen wir auf diesen Umstand gesondert hin.

Grundsätzlich kann das Programm folgende Daten erheben, welche von uns aber nicht ausgewertet werden:

von welcher IP-Adresse die Seite aufgerufen wurde (dies ist bei manchen Befragungen notwendig um eine Befragung unterbrechen und später wieder aufnehmen zu können),
wann an einer Umfrage teilgenommen wurde,
von welcher Seite die*der Teilnehmer*in auf die Umfrageseite weitergeleitet wurde (referrer)
wie lange für die Beantwortung einzelner Fragen benötigt wurde.

Wir weisen im Einleitungstext jeder Umfrage darauf hin, ob es sich um eine anonyme Umfrage handelt oder nicht, sowie – insbesondere bei der Erhebung personenbezogener Daten – welche Daten gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, wie lange wir diese Daten aufbewahren werden und welchem Personenkreis diese Informationen gegebenenfalls zugänglich gemacht werden.

Es lassen sich zwei Arten von LimeSurvey-Umfragen in Bezug auf Ihre Anonymität unterscheiden:

Anonyme Umfragen über einen offenen Link: Die BundesKOST lädt beispielsweise nach Veranstaltungen die Teilnehmer*innen ein, eine Bewertung der Veranstaltung vorzunehmen, oder bittet im Zuge von Evaluierungen relevante Personenkreise zur Teilnahme an einer Umfrage. Hierzu wird ein Link an die Teilnehmer*innen per E-Mail ausgeschickt. Wer von den angeschriebenen Personen an der Befragung tatsächlich teilnimmt, ist für die BundesKOST nicht feststellbar.
Nicht-anonyme Umfragen: Es kann notwendig sein, Umfragen nicht anonym durchzuführen, um zum Beispiel Rückfragen bei den Teilnehmer*innen von Veranstaltungen zu ermöglichen. In solchen Fällen weisen wir ausdrücklich darauf hin. Im Zuge der Anmeldung zu Veranstaltungen der BundesKOST umfassen die von uns verarbeiteten Daten Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mailadresse und die Institution/Organisation, für die Sie tätig sind. In manchen Fällen werden zusätzlich auch Ihre berufliche Funktion und/oder Ihre Telefonnummer erhoben. Welche Daten bei der jeweiligen Veranstaltung erhoben und verarbeitet werden, sehen Sie bei der jeweiligen Anmeldung. Diese jeweils notwendigen Daten werden zum Zweck der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung von uns verarbeitet, gespeichert und danach gelöscht. Eine Weitergabe der Anmeldedaten erfolgt nicht.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind den Datenschutzhinweisen von LimeSurvey (https://www.limesurvey.org/de/datenschutzhinweise) zu entnehmen.

5.2 Datenverarbeitung bei Teilnahme an einer Veranstaltung und Fokusgruppen

Auf Basis der Anmeldedaten erstellen wir auf Ersuchen durch die*den Teilnehmer*in eine Teilnahmebestätigung und legen bei Präsenzveranstaltungen eine Unterschriftenliste auf. Die Unterschriftenliste enthält die Anmeldedaten (Vor- und Nachname, E-Mailadresse, Name der Institution/Organisation) und wird von allen Teilnehmenden unterschrieben. Wenn nötig, wird im Rahmen von Online-Veranstaltungen – nach vorherigem Hinweis und Einholen einer Einwilligung bei allen Veranstaltungsteilnehmer*innen – ein Screenshot der Videokonferenz-Oberfläche oder eine vergleichbare Teilnehmer*innendokumentation erstellt, welche die Teilnahmebestätigung beziehungsweise Unterschriftenliste ersetzt. Dadurch können Bildaufnahmen, Anzeigenamen und gegebenenfalls weitere sichtbare Angaben der Teilnehmenden gespeichert werden. Sowohl die Unterschriftenliste als auch der Screenshot der Teilnehmenden werden 10 Jahre aufbewahrt und dienen dem Leistungsnachweis gegenüber unserem Fördergeber.

Mit der web- beziehungsweise appbasierten Videokonferenz-Software Microsoft Teams ermöglichen wir eine erleichterte Kommunikation über Videokonferenzen, Online-Meetings und digitale Zusammenarbeit innerhalb unseres Betriebs sowie mit unseren Vernetzungspartner*innen. Im Rahmen von Evaluierungen verwenden wir Microsoft Teams ebenso für das Abhalten von Fokusgruppen. Zur erleichterten Datenanalyse können Fokusgruppen – nach vorherigem Hinweis und Einholen einer Einwilligung bei allen Teilnehmenden – mittels Ton- und Videoaufnahmen aufgezeichnet werden. Nach erfolgter anonymisierter Transkription beziehungsweise nach Abschluss des Auftrags werden die Ton- und Videoaufnahmen unverzüglich gelöscht.

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern sie der Erleichterung der Kommunikation ohne physische Präsenz dient. Soweit Screenshots, Teilnehmer*innendokumentationen oder Ton- und Videoaufnahmen auf Grundlage einer Einwilligung erstellt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams können insbesondere Daten folgender Kategorien verarbeitet werden:

Benutzer*innen-Angaben: Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Profilbild (optional), Organisation beziehungsweise Institution, Benutzerkonto- und Authentifizierungsdaten.
Meeting- und Kommunikationsdaten: Thema, Beschreibung (optional), Datum und Uhrzeit des Meetings, Teilnehmende, Einladungs- und Teilnahmestatus, Chatnachrichten, geteilte Inhalte, Präsentationen, Bildschirmfreigaben sowie Beiträge im Rahmen des Meetings.
Technische Daten und Diagnosedaten: IP-Adresse, Geräteinformationen, Betriebssystem, App-Version, Verbindungsdaten, Nutzungs- und Diagnosedaten, soweit diese für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind.
Bei Aufzeichnungen optional: Audio-, Video- und Bildschirmfreigabeaufnahmen, Transkripte, Chatverläufe und sonstige während des Meetings geteilte Inhalte.
Bei telefonischer Einwahl optional: ein- und ausgehende Rufnummern, Länderangaben, Start- und Endzeit der Verbindung sowie gegebenenfalls weitere Verbindungsdaten.

Die oben angeführten Daten werden im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams an unseren Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, Microsoft Ireland Operations Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, übermittelt und von diesen nach Maßgabe der Microsoft-Vertragsbedingungen, insbesondere des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, verarbeitet.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Microsoft sowie den Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen für Microsoft-Produkte und -Dienste zu entnehmen.

6. Nutzung der WUK Cloud-Dienste

Die BundesKOST nutzt auf WUK-Servern gehostete Cloud-Dienste. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Einerseits wird das System OwnCloud verwendet, welches laufend auf die aktuellste Version upgedatet wird. Die Sicherheitsvorkehrungen sind unter https://owncloud.com/de/sicherheit/ beschrieben. Voraussetzung für die Nutzung dieses Dienstes ist das Anlegen eines User*innen-Accounts, wobei Name und E-Mail-Adresse, optional ein Foto gespeichert werden. Die Verarbeitung dieser Daten ist zur User*innenverwaltung und zur Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien durch mehrere User*innen erforderlich.

Andererseits nutzen wir auch Nextcloud, um mit Kooperationspartner*innen, Auftragnehmer*innen und sonstigen externen Personen Dokumente und Dateien sicher auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. Zu diesem Zweck können einzelne Dateien oder Ordner über einen (teils passwortgeschützten) privaten Link oder über individuell vergebene Zugriffsrechte zugänglich gemacht werden. Der Zugriff erfolgt nur auf jene Dateien oder Ordner, die für den jeweiligen Zweck freigegeben wurden. Kooperationspartner*innen sind verpflichtet, geteilte Links und Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht unbefugt an Dritte weiterzugeben.

Im Rahmen der Nutzung von Nextcloud können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Kontaktdaten und Identifikationsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Organisation beziehungsweise Institution, Benutzer*innen- oder Anzeigename, sofern ein personenbezogener Zugang eingerichtet wird.
Inhaltsdaten: Dateien, Dokumente, Kommentare, Änderungsverläufe, Datei-/Ordnernamen, Metadaten sowie sonstige Inhalte, die von Nutzer*innen hochgeladen, bearbeitet, geteilt oder gespeichert werden.
Nutzungs- und Zugriffsdaten: Zeitpunkt des Zugriffs, Uploads, Downloads, Änderungen, Freigaben, Kommentare, verwendete Links, Zugriffsrechte, gegebenenfalls IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie technische Protokolldaten.
Kommunikations- und Kollaborationsdaten: Kommentare, Hinweise, Bearbeitungsvermerke, Versionsinformationen und sonstige Angaben, die im Rahmen der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten entstehen.

Mit der Beendigung der Nutzung der OwnCloud erfolgt die Löschung des User*innen-Accounts und somit aller personenbezogenen Daten. In der Nextcloud werden entsprechend nicht mehr benötigte Freigaben sowie Dateien und Ordner, die nicht mehr erforderlich sind und keinen Aufbewahrungspflichten unterliegen deaktiviert beziehungsweise gelöscht.

7. Kommunikation mit Kooperationspartner*innen

Die BundesKOST hat von ihrem Fördergeber (Sozialministeriumservice) den Auftrag den Informations- und Kommunikationsfluss zwischen Akteur*innen in den Bereichen AusBildung bis 18 und Ausbildung – Beruf zu fördern. Um diesem Auftrag nachkommen zu können arbeiten wir eng mit zentralen Verantwortungsträgern und Kooperationspartner*innen zusammen, siehe https://www.bundeskost.at/kooperation.html.

Zum Zweck der guten Kooperation speichern wir die beruflichen Kontaktdaten der genannten Kooperationspartner*innen in unseren internen Adressdateien.